「先生へのメッセージを送っても既読スルーが続く」「夜8時にやっと返信が来て、そこから残業スタート」「丁寧な文章を書いても後回しにされる」

医療事務として、こんな経験はありませんか？

この記事を読むと、こんなことがわかります。

✅ 丁寧な長文メッセージが後回しにされる本当の理由
✅ 「YES/NOで返せる」形に変えるだけで返信速度が劇的に変わる仕組み
✅ レセプト点検・算定確認・処方依頼ですぐ使えるメッセージの書き方
✅ 残業を生む「丁寧さの方向」を変える考え方

結論から言うと、医師に「考えさせる」メッセージをやめ「1文字で返せる」形にするだけで、月末の残業は消えます。

この記事を書いた人
ゆう｜医療事務10年・現フルリモート
総合病院で10年間医療事務を務めました。夜8時まで「未読」を見つめ続けていた時期があります。メッセージの送り方を変えたことで残業が消えた経験から、この記事を書いています。

夜8時の「未読」を見つめる日々

夕方18時。電子カルテの画面にズラリと並ぶ「確認待ち」の患者リスト。

「お疲れ様です、〇〇先生。こちらの算定なのですが…」

働き始めた頃の私は、できるだけ丁寧な長文メッセージを送っていました。失礼のないように。機嫌を損ねないように。

でも、そのメッセージはいつも既読スルー。ようやく返信が来るのは、すべての診療が終わった夜8時。そこから自分の事務処理を始めるため、毎日の残業は確定でした。

なぜ、長文メッセージは後回しにされるのか

なぜ先生たちはメッセージの返信を後回しにするのか。ある日、診察室の様子を見ていて気づきました。

次々と患者さんをこなし、一日中カルテの画面と睨めっこしている先生たちに、長文のメッセージを処理する余力など残っていません。

フルマラソンを走り終えた直後の人に、「この書類の不備について、理由と対策をチャットで記述してください」とお願いしているようなものです。どんなに丁寧な言葉でも、パッと画面を見た瞬間に「うわ、文字が多い。後でやろう」と脳がシャットダウンしてしまいます。

相手が求めているのは、画面上の綺麗な敬語ではなく「考える手間の排除」です。

記述式テストをマークシート方式に変える

そこで私は、メッセージの送り方をガラッと変えました。相手に「チャットで文章を打たせる」のをやめ、「1文字で返せる」ようにしたのです。

レセプト点検での使い方

❌ 従来のメッセージ ✅ 変えた後のメッセージ
「先生、〇〇の検査を行っていますが、適応病名が漏れています。何の病名を追加すればよろしいでしょうか？ご確認お願いいたします。」 「レセプト病名『××』追加でOKですか？【YES / NO】」

従来のメッセージを受け取った医師は、カルテを開き、検査内容を確認し、病名を考え、キーボードで返信を打つという4つの工程を踏む必要があります。これでは後回しにされて当然です。

変えた後は、送信した数分後に「YES」とだけ返信が来るようになりました。

日常業務での使い方

❌ 従来のメッセージ ✅ 変えた後のメッセージ
「こちらの処置は、〇〇と××のどちらで算定しますか？」 「〇〇算定でOKですか？【YES / NO】」
「患者様から、いつものお薬だけ欲しいとご要望がありました。いかがいたしますか？」 「DO処方でOKですか？【YES / NO】」
「〇〇先生の診察患者様ですが、外来管理加算の算定についてご確認いただけますか？」 「外来管理加算 算定OKですか？【YES / NO】」

「気遣いの方向」を変える

この方法が最初は怖かったです。「丁寧さが失われる」「失礼に思われるかも」と不安でした。

でも実際は逆でした。先生から「こっちの方がわかりやすい」「返しやすい」と言われました。

丁寧さの方向を「言葉の量」から「相手の手間の削減」に変える。

相手が1秒で返信できる工夫をすることが、本当の意味での気遣いでした。

丁寧さの方向 結果
言葉を丁寧にする・長文を書く 後回しにされる→残業確定
相手の手間を最小にする 数分で返信が来る→定時で帰れる

月末の残業が消えた

この小さなルールの変更で、私の月末の残業は一気に消滅しました。

夜8時まで「未読」を見つめていた日々がなくなり、定時に事務処理を終わらせられるようになった。その時間で、翌日の準備や自分の勉強に使えるようになりました。

自分の時間を守れるのは、自分だけです。メッセージの送り方を変えるだけで、それができます。

よくある質問（FAQ）

Q. 「YES/NO」のメッセージは失礼に思われませんか？

事前に「レセプト点検の確認はYES/NOで返せる形で送ります」と先生に一言伝えておくのがおすすめです。多くの場合「その方が返しやすい」と好評です。

Q. NOと返信が来た場合、どう対応すればいいですか？

「NO」が来た場合は「ではどの病名を追加すればよいですか？」と追加質問します。最初の確認はYES/NOで終わらせ、必要な場合だけ追加でやり取りする形が効率的です。

Q. 複数の確認事項がある場合はどうすればいいですか？

1つのメッセージに複数の質問を詰め込まず、確認事項を1つずつ送るのがコツです。複数をまとめると「後でまとめて見よう」となり、結局後回しになります。

Q. 電子カルテ以外（LINE・メール）でも使えますか？

同じ方法が使えます。むしろLINEやメールの方が「既読スルー防止」として有効です。相手がスタンプ感覚で返せる形にするほど、返信速度は上がります。

Q. 先生によって返信スタイルが違います。どう対応すればいいですか？

まず1人の先生で試してみて、反応を見てください。好評だった方法を他の先生にも展開するのが安全です。全員に一律に変えようとすると摩擦が生じることがあります。

Q. 院長や上司にこの方法を提案したい場合、どう伝えればいいですか？

「返信速度が上がって残業が減った」という結果ベースで伝えるのが一番効果的です。「丁寧さが欠ける」という反応には「相手の手間を削ることが本当の気遣い」と説明してみてください。

まとめ

  1. 丁寧な長文メッセージは「後回しにされる」原因。相手の手間を削ることが本当の気遣い
  2. 「YES/NOで返せる形」に変えるだけで、返信速度が数分になる
  3. この小さな変化が月末の残業を消す

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著者プロフィール
ゆう｜医療事務10年・現フルリモート
総合病院で10年間医療事務を務めました。夜8時まで未読を見つめていた日々を経て、メッセージの送り方を変えることで残業を解消しました。現在はフルリモートで算定業務をしながら、3人の子どもを育てています。
X（旧Twitter）: @Yuuiryounimu

最終更新日：2026年4月19日