「先生へのメッセージを送っても既読スルーが続く」「夜8時にやっと返信が来て、そこから残業スタート」「丁寧な文章を書いても後回しにされる」

医療事務として、こんな経験はありませんか？

この記事を読むと、こんなことがわかります。

✅ 丁寧な長文メッセージが後回しにされる本当の理由
✅ 「YES/NOで返せる」形に変えるだけで返信速度が変わる仕組み
✅ レセプト点検で1つだけ試せるメッセージの実例
✅ 月末月初の残業が消えた、私の体験談

結論から言うと、医師に「考えさせる」メッセージをやめて「1文字で返せる」形にするだけで、返信速度はガラッと変わります。月末月初の景色が変わる気づきでした。

夜8時の「未読」を見つめていた日々

夕方18時。電子カルテの画面にズラリと並ぶ「確認待ち」の患者リスト。

「お疲れ様です、〇〇先生。こちらの算定なのですが…」

働き始めた頃の私は、できるだけ丁寧な長文メッセージを送っていました。失礼のないように。機嫌を損ねないように。

でも、そのメッセージはいつも既読スルー。ようやく返信が来るのは、すべての診療が終わった夜8時。そこから自分の事務処理を始めるため、毎日の残業は確定でした。

朝6時起き・片道50kmの高速通勤の往復を考えると、家に着く頃には夜遅くです。「夜の自分の時間を、自分以外の何かに奪われている」という感覚が、当時は一番きつかったです。

なぜ、長文メッセージは後回しにされるのか

なぜ先生たちはメッセージの返信を後回しにするのか。ある日、診察室の様子を見ていて気づきました。

次々と患者さんをこなし、一日中カルテの画面と睨めっこしている先生たちに、長文のメッセージを処理する余力など残っていません。

全力で業務中の先輩に、「この書類の不備について、理由と対策をチャットで記述してください」とお願いしているようなものです。どんなに丁寧な言葉でも、パッと画面を見た瞬間に「うわ、文字が多い。後でやろう」と脳がシャットダウンしてしまいます。

相手が求めているのは、画面上の綺麗な敬語ではなく「考える手間の排除」です。

ここに気づくのに、私は何年もかかりました。

1つだけ試した「YES/NO化」の実例

そこで私は、メッセージの送り方を1点だけ変えました。相手に「チャットで文章を打たせる」のをやめ、「1文字で返せる」ようにしたのです。

レセプト病名追加のメッセージで試した

❌ 従来のメッセージ ✅ 変えた後のメッセージ
「先生、〇〇の検査を行っていますが、適応病名が漏れています。何の病名を追加すればよろしいでしょうか？ご確認お願いいたします。」 「レセプト病名『××』追加でOKですか？【YES / NO】」

従来のメッセージを受け取った医師は、カルテを開き、検査内容を確認し、病名を考え、キーボードで返信を打つという4工程を踏む必要があります。これでは後回しにされて当然です。

変えた後は、送信した数分後に「YES」とだけ返信が来るようになりました。

気づいたこと

丁寧さの方向 結果
言葉を丁寧にする・長文を書く 後回しにされる→残業確定
相手の手間を最小にする 数分で返信が来る→定時で帰れる

丁寧さの方向を「言葉の量」から「相手の手間の削減」に変える。

相手が1秒で返信できる工夫をすることが、本当の意味での気遣いだったと、ここでやっと気づきました。

「気遣いの方向」を変えるという発想

この方法、最初は怖かったです。「丁寧さが失われる」「失礼に思われるかも」と不安でした。

でも実際は逆でした。先生から「こっちの方がわかりやすい」「返しやすい」と言われました。

メッセージは情報の伝達手段であって、敬意の表現手段ではない。敬意は、相手の時間を削らないことで示せる。これは医療事務の業務全般に通じる発想だったと思います。

応用は山ほどあります。受付の動き方、患者さんへの案内、看護師さんへの依頼、上司への報告。「相手が考える手間を最小にする」という軸で見直すと、どの業務でも返ってくるスピードが変わります。

月末月初の景色が変わった

この小さな気づきの後、私の月末月初の景色は変わりました。

夜8時まで「未読」を見つめていた日々がなくなり、定時に事務処理を終わらせられる日が増えた。その時間で、翌日の準備や自分の勉強に使えるようになりました。

自分の時間を守れるのは、自分だけです。メッセージの送り方を変えるだけで、それができる場面があります。

ここで一つ補足です。「YES/NO化」は万能ではありません。選択肢を2つに固定できない業務、3つ以上の選択肢がある場面、即対応が必要な急変・クレーム対応では、対面や電話の方が早いケースが多いです。

判別の基準はシンプルで、「医師が画面を見た瞬間に答えを決められるか」です。答えを決めるのに5秒以上考えさせる内容なら、YES/NO化はせず、口頭で確認するほうが早く済みます。

使いすぎると関係が冷える、という小さな失敗

YES/NOメッセージには、効きすぎる落とし穴もありました。

ある時期、私はレセプト点検の質問を1日10件以上「【YES/NO】」だけで送り続けたことがあります。

最初は気持ちよく返してくれていたのですが、3日目に「機械みたいな質問やな」と言われてしまい、関係が一時的に冷えました。

そのとき気づいたのは、YES/NOは「相手の手間を削るための工夫」であって「相手をテンポ良く動かすための手段」ではないということです。

道具は良くても、使いすぎは関係を削ります。事前に「今日はYES/NOで送らせてください」と一言添える・1日の数を絞るくらいの調整は必要でした。

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よくある質問（FAQ）

Q. 「YES/NO」のメッセージは失礼に思われませんか？

事前に「レセプト点検の確認はYES/NOで返せる形で送ります」と先生に一言伝えておくのがおすすめです。多くの場合「その方が返しやすい」と好評です。

Q. NOと返信が来た場合、どう対応すればいいですか？

「NO」が来た場合は「ではどの病名を追加すればよいですか？」と追加質問します。最初の確認はYES/NOで終わらせ、必要な場合だけ追加でやり取りする形が効率的です。

Q. 複数の確認事項がある場合はどうすればいいですか？

1つのメッセージに複数の質問を詰め込まず、確認事項を1つずつ送るのがコツです。複数をまとめると「後でまとめて見よう」となり、結局後回しになります。

Q. 先生によって返信スタイルが違います。どう対応すればいいですか？

まず1人の先生で試してみて、反応を見てください。好評だった方法を他の先生にも展開するのが安全です。全員に一律に変えようとすると摩擦が生じることがあります。

Q. もう毎日が残業で限界です。どこに相談すればいいですか？

体調や睡眠に明確な変化が出ているなら、まず厚生労働省 こころの耳など公的窓口に相談してください。職場の人に知られず、匿名で相談できます。一人で抱え込まないでください。

まとめ

  1. 丁寧な長文メッセージが後回しにされるのは、相手の余力の問題
  2. 「YES/NOで返せる形」に変えるだけで、返信速度が変わる場面がある
  3. 気遣いの方向を「言葉の量」から「相手の手間の削減」に変える

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著者プロフィール
ゆう｜医療事務10年以上・元採用担当・現フルリモート
総合病院で10年間医療事務を務めました。朝6時起き・片道50kmの高速通勤を10年続け、夜8時まで未読を見つめていた日々を経て、メッセージの送り方を変えることで月末月初の景色が変わりました。現在はフルリモートで算定業務をしながら、3人の子どもを育てています。
Instagram: @iryo_jimu

最終更新日：2026年5月17日